Bazan da bir işimizi halletmek, yahut bir istekte bulunmak için dilekçeler ve iş mektupları yazarız.
Bir kimsenin, yakınlarına mektup yazması insanlık borcudur. Uzakta bulunan yakınlarıyla alâkayı kesmesi iyi karşılanamaz. Kezâ, gelen bir mektuba cevap vermek daha da önemli bir görevdir. Mektubu cevapsız bırakmak gönderene saygısızlık ve vefasızlıktır.
Mektubu, uygun yer ve zamanda, ruhen ve bedenen rahat olduğumuza kanaat getirdiğimiz bir anda yazmamız gerekir. Aksi halde, içinde bulunduğumuz ruh hali üslûba aksedebilir ve mektubu alacak kişide kötü intibalar bırakır. Muhatap, hususî mektuplarda bir kişidir, önemli olan onu memnun edebilmektir.
Bir mektubu ilk oturuşta yazıp bitirmek mümkündür. Fakat bu, mükemmeliyet için yeterli olmayabilir. Yazılacak konular üzerinde uzun uzun düşünmek, önce müsveddeyi kaleme almak, sonra da tashih ederek son şeklini vermek daha iyi bir usûldür.
Mektuplarda nezaket vazgeçilmez bir özelliktir. Bu sebeple nazik, tatlı bir hitapla başlamak, saygı ve sevgi sözleriyle son vermek âdet olmuştur. Tabii, hitapların şekli, saygı ve sevgi ifadeleri, mektubu yazanla muhatap arasındaki yakınlığın derecesine göredir. Daha yeni tanıştığımız birine “Canım Arkadaşım” diye başlayan, “gözlerinden öperim” diye biten bir mektup yazamayız. Kardeşimize yazdığımız mektuba da “Muhterem Beyefendi,” hitabıyla giriş yapamayız.
Hitap ifadelerinin büyük harfle başladığını, sonuna virgül konduğunu da unutmamak lâzım, iyi mektup yazabilmek tecrübe ve kültür işidir. Dili de iyi kullanmak gerekir. Bu da yetmez, yazarın gözlem gücü olmalıdır. Çevresine dikkatle bakmasını öğrenen, olayları ve insanları değerlendirmesini bilen kişi, yazma alışkanlığı da kazanmışsa iyi mektuplar yazabilir.
Mektupta nelerden bahsedilir? Bu soruya verilebilecek en kısa ve en doğru cevap şudur: Muhatabı ilgilendiren fikirler, duygular, olaylar, haberler ve hallerden bahsedilir. Bu tür konuları seçmek, önemli olanları ayırmak gerek. Onu ilgilendirmeyen konuları uzun uzun anlatmak hatalı bir davranış olur.
Bazı kimseler basmakalıp konuları işlerler. Bunların, çoğu zaman ifadeleri de klişeleşmiştir. Her mektupta aynı şeyleri tekrar etmekten başka şey yapmazlar. Değişen sadece muhataptır. Çok yanlış! Önemli, orijinal, alâka çekici konuları yakalamak gerek. ifadeler de şahsî olmalı. Duygularımızı, fikirlerimizi anlatırken kendimize has ifadeler bulmalıyız. içimizden geldiği gibi yazmalı, yapmacıktan uzak bir üslûp yakalamalıyız. Yapay ifâde tarzı insanı gülünç duruma bile düşürür.
Mektubun dili sade ve açık olmalı, söylenilenler muhatap tarafından kolayca anlaşılmalıdır.
Mektubun da bir plânı vardır. Düşünceler, olaylar ve diğer unsurlar belli bir mantık düzenine göre sıralanır. Girişte, genellikle mektubun konusu ve niçin yazıldığı nazikâne bir edâ ile söylenir. Gelişme kısmında konu açılır. Fikirler, duygular eksiksiz anlatılır. istekler belirtilir. Burada kapalı nokta kalmamasına dikkat edilir. Sonuçta saygı ve sevgi ifadeleri kullanılır. Fakat bu plân bağlayıcı olmamalıdır. Hususî hallerde, daha değişik bir sıra takip etmek de mümkündür.
Mektupları üçe ayırabiliriz: Özel mektuplar, edebî mektuplar, iş mektupları.
Özel mektuplar, aralarında samimiyet bulunan kişilerin birbirene yazdıkları, dili anlaşılır, üslûbu samimi mektuplardır. Teşekkür, özür beyanı, tebrik maksadıyla yazılan mektuplarla, resmî olmayan davetiyeler, kısa birer özel mektuptur.
Bu tür mektupların sağ alt köşesine imza atılır, sağ üst köşeye yer adı ve tarih, sol alt köşeye de isim ve adres yazılır. Zarfının ise, sol üst köşesine gönderenin, sağ alt köşesine alıcının adı ve adresi kaydedilir. Sağ üst köşeye de pul yapıştırılır. Hususî mektupları yazarken, el yazısı kullanmak samimiyetin ifadesidir. Yazı, güzel ve okunaklı olmalıdır. Zarfın ve kâğıdın düzgün ve kaliteli olanını tercih etmek lâzımdır.
Edebî mektuplar, yazarların sanatla ilgili görüş ve düşüncelerini anlatmak maksadıyla yazdıkları mektuplardır. Dil ve üslûp sanatkâranedir.
iş mektupları, adından da anlaşılacağı üzere, bir işi halletmek, bir istekte bulunmak, sipariş vermek ve benzeri gayelerle yazılır. Dil açık, hitap ve üslûp resmidir. Genellikle kısa olan bu tür mektuplar, beyaz kağıda daktilo veya bilgisayarla yazılır. istekler ve açıklamalar muhatap tarafından kolayca anlaşılabilmelidir. Dilekçeler, sipariş mektupları ve resmî daireler arasındaki yazışmalar bu gruba girer.
iş mektuplarında alıcının adı ve adresi sol üst köşeye, hitap cümlesinin üstüne yazılır. Sağ üst köşeye de gönderenin adı ve adresi kaydedilir. Özel mektuplardakinin aksine, böyle bir usûl takip edilmesinin önemli bir sebebi vardır: Bu mektuplar dosyaya veya klasöre konacaktır. Eğer alıcının ve gönderenin adı ve adresi kâğıdın ön yüzünde, üstte, olursa bu durum büyük kolaylıklar sağlar. Fakat bu tarz maalesef memleketimizde pek yaygın değildir.